Τα βασικότερα software εργαλεία για να δουλέψεις από το σπίτι (remote working)

Όταν μιλάμε για remote working και "δουλειά από το σπίτι" δεν εννοούμε απλώς μια αντικατάσταση των ζωντανών meeting από videoκλήσεις.

Μιλάμε για ένα νέο paradigm: μια super-powered μορφή της κλασσικής εργασίας, που πατάει πάνω στις δυνάμεις της τεχνολογίας για να ξεπεράσει τους περιορισμούς του τόπου και του χρόνου.

Κανονικά, για να αξιοποιηθεί η remote εργασία από μια ομάδα ή εταιρία, απαιτείται μια ολοκληρωτική αναδιοργάνωση των διαδικασιών.

Το πρώτο βήμα, όμως, είναι συνήθως η χρήση εργαλείων τεχνολογίας στη θέση των παραδοσιακών τρόπων συνεργασίας.

Για αυτόν τον σκοπό, σε αυτό το άρθρο, μαζεύω τα βασικότερα εργαλεία, που θα βοηθήσουν οποιαδήποτε ομάδα να οργανώνεται και να δουλεύει από απόσταση.

Εργαλεία για επικοινωνία

Εργαλεία chat

Σε μικρές ομάδες, όπως με 2-3 άτομα, η συνεχής επικοινωνία μπορεί να γίνει με οποιονδήποτε βολικό τρόπο, όπως με πριβέ chat σε πλατφόρμες όπως το Facebook ή groups στο WhatsApp.

Όσο απλοϊκό και αν ακούγεται, εφόσον λειτουργεί χωρίς μπλεξίματα, είναι καλό.

Όταν, όμως, μια ομάδα μεγαλώνει, χρειάζεται ένας χώρος για chat, που είναι ξεχωριστός από προσωπικές πλατφόρμες. Έτσι υπάρχει ένα συγκεκριμένο σημείο όπου βρίσκεται όλη η επικοινωνία σχετικά με τη δουλειά και εργαλεία για αναζήτηση στο ιστορικό των συνομιλιών.

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα της επικοινωνίας μέσω chat είναι πως είναι πολύ πιο άμεση από ένα email, αλλά μπορεί να λειτουργήσει και ως ασύγχρονος τρόπος επικοινωνίας.

Δηλαδή, κάθε χρήστης μπορεί να απαντήσει σε μια κουβέντα αργότερα καθώς ή να δει την πορεία μιας συζήτησης όποια στιγμή και αν συνδεθεί, σε αντίθεση με ένα video call όπου πρέπει να είναι πάντα παρών.

Slack

Το Slack είναι μια εφαρμογή για chat ομάδων και εταιριών που, ουσιαστικά, δημιούργησε την κατηγορία του.

Οι συζητήσεις ενός οργανισμού/μιας ομάδας χωρίζονται σε κανάλια ανάλογα με τη θεματολογία (όπως το παλιό IRC) ώστε τα μέλη να μένουν updated για το τι συμβαίνει.

Όποτε χρειάζεται, μπορούν να δημιουργηθούν προσωρινά group chat μεταξύ συγκεκριμένων ατόμων ή πριβέ συνομιλίες.

Ένα βασικό στοιχείο του Slack (και παρόμοιων λύσεων) είναι το ότι οι συνομιλίες μπορούν να μείνουν αποθηκευμένες για πολύ καιρό και οι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν παλαιότερες πληροφορίες σε αυτές.

Microsoft Teams

Η αντίστοιχη λύση από τη Microsoft είναι νεότερη από το Slack (και άρα υπό εξέλιξη) αλλά είναι κομμάτι μιας τεράστιας πλατφόρμας υπηρεσιών (του Office365) που ήδη χρησιμοποιούν πολλές εταιρείες.

Εργαλεία για Video Conferencing

Για τις στιγμές που το chat δεν αρκεί, η επικοινωνία μέσω video call μπορεί να προσεγγίσει πάρα πολύ την συνάντηση σε πραγματικό χώρο.

Zoom

Πλεονέκτημα του Zoom είναι η ευκολία χρήσης (συνδέεσαι σε video call με ένα απλό link) και η gallery view, όπου μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων φαίνονται στην οθόνη ταυτόχρονα - που το κάνει σχεδόν σαν μια πραγματική συνάντηση με πολύ κόσμο.

Skype

Το free tier του Skype καλύπτει πολλές ανάγκες (group video call κλπ) και είναι μια εφαρμογή που την ξέρει ήδη πολύς κόσμος.

Google Meet

Η λύση της Google προσφέρει πολύ καλή εμπειρία video calls για group, ακόμη και με 100+ άτομα (μέχρι 250 για paid χρήστες του Google Suite).

Το δυνατό του σημείο είναι το άμεσο integration με άλλα Google εργαλεία, όπως το Google Calendar.

Εργαλεία για Planning

Κάθε remote ομάδα χρειάζεται έναν κεντρικό τρόπο για να οργανώνει τα tasks, να τα κάνει assign στο σωστό μέλος της ομάδας και να βλέπει τη γενική κατάσταση του project εύκολα.

Trello

Ένα από τα καλύτερα εργαλεία project management σε στυλ Kanban board.

Λειτουργεί σαν ένας online πίνακας to-do, με assignments, reminders, add-ons και automations.

Γενικά, αποτελεί μια βάση πάνω στην οποία κάθε ομάδα μπορεί να χτίσει το δικό της workflow. Το internet είναι γεμάτο από ιδέες για το πως να στηθεί ένα καλό Trello board.

Jira

Το Jira είναι πολύ γνωστό εργαλείο σε εταιρείες software development που εφαρμόζουν Agile μέθοδο, αλλά (ειδικά) με την έκδοση Jira Core μπορεί να χρησιμοποιηθεί για project management σε κάθε είδος business.

Εργαλεία για έγγραφα και αρχεία

Tα online εργαλεία εγγράφων πρέπει να χρησιμοποιούνται ούτως η άλλως και σε κανονικές συνθήκες γραφείου, για τις δυνατότητες συνεργασίας και την ασφάλεια (από θέμα backup) που δίνουν.

Σε συνθήκες remote, όμως, είναι απλούστατα ένα απαραίτητο εργαλείο.

Τα έγγραφα είναι πάντα συγχρονισμένα μεταξύ των χρηστών, πολλοί άνθρωποι μπορούν να δουλεύουν ταυτόχρονα στο ίδιο έγγραφο και τα πάντα είναι “ασφαλισμένα” (backed-up) στο cloud.

Google Drive

To Google Drive αποτελεί ταυτόχρονα έναν χώρο για αρχεία κάθε είδους, αλλά και την καλύτερη online σουίτα γραφείου.

Dropbox

Αν και είναι πίσω σε σχέση με το Drive στο θέμα των εγγράφων, το Dropbox ήταν πάντα πιο μπροστά σε usability. Ακόμη, το κόστος του είναι λίγο ακριβότερο σε σχέση με τα μικρά tiers του Google Drive.

Έχει, όμως, πολλά χρήσιμα features, κάνει integrate με πολλές άλλες πλατφόρμες (ακόμη και με το Google Drive) και στο user interface και το usability είναι, κατά τη γνώμη μου, πιο μπροστά από όλους.

GitHub

Οποιαδήποτε ομάδα γράφει κώδικα είναι δεδομένα (πια) ότι χρησιμοποιεί Git. Ένα revision control σύστημα σαν το Git, όμως, μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για πολλά ακόμη είδη εγγράφων που δεν είναι κώδικας.

Τo Github είναι η μεγαλύτερη πλατφόρμα για Git projects - και προσφέρει και εύχρηστα desktop εργαλεία για όσους δεν θέλουν να μπλεχτούν με το git της γραμμής εντολών.

Εργαλεία για Password Management

Μια ομάδα πολύ συχνά θα πρέπει να μοιράζεται κωδικούς. Προφανώς, σε remote κατάσταση, αυτό δεν γίνεται με χαρτάκια που γυρνάνε στο γραφείο - και δεν θα πρέπει να γίνεται με αυτόν τον τρόπο, ούτως η άλλως.

Οποιοσδήποτε προσωπικός ή εταιρικός κωδικός, θα πρέπει να είναι αποθηκευμένος σε μια κρυπτογραφημένη βάση δεδομένων, που θα ανοίγει με έναν master κωδικό.

LastPass

Το LastPass είναι μια πολύ δημοφιλής decentralized πλατφόρμα για διαχείριση κωδικών.

Αυτό σημαίνει πως αναγκαστικά τα κρυπτογραφημένα αρχεία των κωδικών “ζουν” στους server της LastPass. Αλλά έτσι είναι εύκολο να κάνεις share συγκεκριμένους κωδικούς με άλλους χρήστες.

Έχει δωρεάν tier, που καλύπτει τις περισσότερες ανάγκες για προσωπική χρήση αλλά και paid tiers για περισσότερες δυνατότητες για ομάδες.

Keepass

Το Keepass είναι το πιο δημοφιλές open-source πρόγραμμα διαχείρισης κωδικών. Αυτό σημαίνει ότι είναι απολύτως δωρεάν και τα δεδομένα είναι (ευτυχώς) υπό την διαχείριση του χρήστη.

Από την άλλη, σημαίνει ότι οποιοδήποτε syncing πρέπει να γίνεται με κάποια άλλη εφαρμογή, όπως το Dropbox. Και ότι το password sharing δεν μπορεί να γίνει εύκολα, όπως με το Lastpass, αλλά θα χρειαστεί ξεχωριστό password repository για κάθε ομάδα που έχει κοινούς κωδικούς.

Άλλα χρήσιμα εργαλεία

A Web Whiteboard

Ένας online πίνακας για πράγματα που χρειάζονται λίγο ζωγράφισμα.

Οι χρήστες ζωγραφίζουν/σχεδιάζουν σε έναν πίνακα που φαίνεται ταυτόχρονα σε όλους, πράγμα που βολεύει πολύ για εξηγήσεις και mind-mapping.

Clockify

Time tracking για ομάδες, ώστε να είναι εμφανές του “που πηγαίνει ο χρόνος του καθενός”.

Doodle

Εργαλείο για εύκολο προγραμματισμό ωρών για meeting ομάδων. Για παράδειγμα, μπορείς να βρεις τις κοινές ώρες που βολεύουν μια ομάδα δέκα ατόμων για video call, χωρίς να ρωτάς ξεχωριστά τον καθένα και να προσπαθείς να βγάλεις άκρη.

Θέλεις να προτείνεις ένα εργαλείο για τη λίστα; Στειλ' το μου με ένα (σύντομο) email.